Stævneafvikling - det kræver overblik at få puslespillet til at gå op

11-06-2018 09:18

Helle Kristensen

Det er blot en måned siden Kallehavegaard afviklede et internationalt stævne i military. Et stævne klubben høstede stor ros for. 
I denne weekend var de "på den igen". Klubben afviklede C-stævne for heste og ponyer i spring. 
Men hvad er det der gør, at klubben ved Randers kommer i mål med at afvikle det ene store arrangement efter det andet - kun med hjælp fra frivillige hænder. 
Det prøver Ditte Bach Sørensen i denne artikel at give et svar på

Copyright Ridehesten.com
Nyheden fortsætter efter annoncen

Vi har hørt det igen og igen. Ridesporten har ændret sig. Klubberne mister medlemmer og det bliver sværere og sværere at få den stramme rideskoleøkonomi til at hænge sammen. 

Og det er ikke kun klubbernes økonomi der halter. I forbindelse med stævneafvikling er der efterhånden en del opgaver, som kræver særlige kompetencer fra de frivillige. Eksempelvis planlægning og koordinering af stævnet, frivillige med IT kompetencer, stort kørekort, håndværkerbaggrund, erfaring fra servicefag og meget andet. 

På Kallehavegaard ved Randers formår man dog stadig at afvikle stævner med stor succes. Og afviklingen af disse stævner er udelukkende baseret på frivillige hjælpere. 

For nyligt afviklede klubben det første internationale militarystævne på jysk grund i mere end 10 år. Et stævne de har høstet kæmpe ros for, både fra de startende men også fra alle der besøgte stævnet.

Selvom Kallehavegaard har mere erfaring end de fleste klubber, når det handler om at afvikle stævner, så er det også for dem en udfordring at få det store puslespil til at gå op i en højere enhed. For at finde frivillig hjælp til de mangeartede opgaver, er reelt en større udfordring, end det er at finde den rette medarbejder til en betalt stilling i erhvervslivet. 

For hvordan stiller du krav om kompetencer og engagement, når du ikke betaler for den?

"Helt grundlæggende er det jo den evige udfordring. Ikke bare for os, men for alle klubber" forklarer Ditte Bach Sørensen. Hun er en del af stævneudvalget på Kallehavegaard, og har de sidste måneder knoklet løs, for at de mange stævner, klubben afvikler hen over sommeren, skal blive en succes. 

Det er en udfordring for mange klubber at lykkedes med at skaffe frivillige til banepersonale, hjælp til cafeteria og grill, skrivere, hjælpere til sekretariatet, for ikke at nævne de mennesker der er ansvarlige for oprydning og rengøring af toiletter. 

Men der hvor rigtigt mange klubber kommer til kort, er ved selve planlægningen af stævnet. 

"Vi ser flere og flere steder at klubberne og arrangørerne hyrer hjælp ind udefra. Blot for at være istand til at indfri rytternes forventninger. Og det er en bekymrende udvikling. Personligt syntes jeg det er enormt positivt, at der er kommet mere fokus på, at rytterne skal føle sig velkomne, og vi skal yde en service. Den udvikling har været tiltrængt, men det er samtidigt vigtigt at rytterne husker, at mange timers arbejde ligger til grund for, at de kan komme med deres hest og ride en klasse." 

Copyright Ridehesten.com

Og det er ikke nok, at få ildsjæle I klubben kan løfte opgaven med planlægningen af arrangementet understreger Ditte. 

“For mig er det vigtigt at, der er en god klub ånd og at arbejdet og ansvaret ligges ud på mange i klubben. Det duer ikke, at kun få i klubben har viden om de administrative opgaver, da det gør klubben og arbejdet med at arrangere stævner sårbar. 
Det kan være nødvendigt at hyre nogle ind udefra, men jeg tror det give mest mening, hvis det sker med henblik på at lære nye op.

Mit håb er at mange klubber holder fast i, at afvikling af stævner sker med hjælp fra egne medlemmer. Vi må ikke give op! Klubberne har brug for at flest mulige penge går i klubkassen, og jeg er klar over at stævneplanlægning er en stor udfordring for mange. Men det er en udfordring der godt kan løses understreger Ditte. 

Stævneafvikling er en livsstil
"Hvis vi skal begynde at gøre det op i timer, så kan det jo slet ikke hænge sammen. Mange faktorer skal gå op i en højere enhed når man har med stævner at gøre, der skal planlægges, kordineres, kommunikeres og der ligger mange hundrede timers arbejde forud for et stævne. Timer som det aldrig vil blive muligt at betale for. 

Nyheden fortsætter efter annoncen

Ditte tilføjer "Sidste år besvarede vi alene FØR Danmarks Cuppen ca. 1100 mails."

De 1100 mails er blot ét eksempel ud af mange opgaver, som man sjældent tænker over skal løses når klubben afholder stævner.  Men det er disse opgaver, der langt hen ad vejen er alfa og omega for at et stævne overhovedet kan afvikles. 

"Jeg læste en artikel for noget tid siden der forklarede at hestepiger blev gode ledere. Det tror jeg er helt rigtigt. Og jeg tror, vi i langt højere grad skal blive bedre til, at reklamere for den kompetenceudvikling der opnåes ved eksempelvis at tage ansvar for at afvikle et stævne, stå for koordinering og vagtplaner ift. bespisning, eller varetage en administrativ opgave i forbindelse med et stævne. 

Hvis vi formår dette, og formår at spotte talenter i klubben der formår at tage del I planlægning af stævner, og tilbyde dem et “spejl” i form af en mere rutineret koordinator, så tror jeg også vi får skabt et bedre grundlag for det frivillige engagement. 

Personlig udvikling følger med et større ansvar
Gennem de sidste mange år har jeg haft en fantastisk rollemodel og “spejl” i Ane.  Ane formåede hele tiden at udvikle ikke bare sig selv, men også vi andre, således at hele vores hold og vores arbejdsgang omkring arrangementer og stævneafvikling, konstant er blevet styrket. Det er den tilgang vi arbejdere videre efter. 

(Ane Lundemose var en kendt ildsjæl i store dele af ridesporten og udviste stort engagement. Ikke bare på hendes elskede Kallehavegaard, men også under Dansk Varmblods Hingstekåringer, til Baltic Cup og arrangementer på Vilhelmsborg. Hun døde i 2016 efter længere tids sygdom.) 

Copyright Ridehesten.com

Man kan nok godt sammenligne planlægningen af stævner med en rytters ønske om hele tiden at udvikle sig med hesten, og prøve kræfter med nye udfordringer.   
Bjarne Nielsen udtalte på et tidspunkt at ridning bør handle om personlig udvikling. Han har ret. Når du rider handler det om at blive bedre som rytter. Men jeg tror også, at vi skal blive bedre til at italesætte at opgaven med planlægning af stævner og aktiviteter kan være et led i en personlig og jobrelateret udvikling. I samme grad som praktikophold og studiejobs." 

-For mig, og for mange andre af de “frivillige kollegaer”, er stævneplanlægningen og afviklingen nok gået hen og blevet en livsstil. Ligesom ridning for mange er en livsstil. Det tror jeg er årsagen til, at vi på Kallehavegaard bliver ved, og stadig kan følge med udviklingen og afholde de større stævner. 

Vi afsluttede det internationale Military stævne d. 20. maj og dagen efter, ja der sad vi og fandt officials med mere til de tre kommende stævner.”
- Helt raske er vi vist ikke siger Ditte og griner.

Ditte Bach Sørensen har en diplom i ledelse såvel som en masteruddannelse i ledelse.

Ditte har været medlem af diverse sportsudvalg on/off siden hun var 16 år. 

Til daglig er Ditte leder i omsorgsområdet under Randers kommune. Her har hun ansvaret for ca. 750 medarbejdere. 

Artiklen blev første gang udgivet på everhorse.dk.

Læs også

DRF: Midlertidige retningslinjer for stævner ophæves

11-11-2020 10:15, af Marie Helene Rigård Rohleder

De midlertidige retningslinjer fra DRF for stævneafvikling under COVID-19 er ophævet pr. dags dato. Dansk Ride Forbund håber, at det kan give flere af klubber mod på at afvikle stævner i årets sidste måneder

DRF: Opdaterede anbefalinger vedr. stævneafvikling

12-08-2020 08:58, af Annika Knudsen Lorentsen

Mange havde set frem til at forsamlingsforbuddet blev hævet fra 100 til 200, men det er desværre ikke tilfældet, og samtidig er der sket en række ændringer i forhold til måden forbuddet skal tolkes på

DRF's anbefalinger til stævneafvikling/-deltagelse

09-06-2020 12:25, af Thomas Bach Jensen

Det meste af ridesports-Danmark har ventet med længsel på, at der igen skulle blive åbnet for stævner, og nu er det så en realitet. Dog er det nødvendigt at tage en række forholdsregler – både som arrangør og deltager – så vi alle i fællesskab bidrager til at mindske smitten med COVID-19 mest muligt og kan blive ved med at afvikle stævner

Succesfuld stævnedebut for Kittel og Fiontini

17-08-2021 20:20, af Annika Knudsen Lorentsen

I weekenden var Patrik Kittel og Fiontini til start ved et 3-stjernet internationalt stævne i Tyskland, og det blev en flot debut for den nye ekvipage, som blev nr. 5 i Grand Prix og nr. 2 i Grand Prix Special

Ridehesten har været produktive i Herning

11-03-2019 14:59, af Thomas Bach Jensen

Dagen efter hingstekåringen kan vi se tilbage på et fuldstændig fantastisk arrangement, som kan samle tusindvis af mennesker om deres passion for heste. For mange mennesker er hingstekåringen også hårdt arbejde, og vi på Ridehesten har også været produktive

Den hårdeste konkurrence i World Cup serien!

17-10-2008 17:04, af Britt Carlsen
De internationale topryttere var ikke i tvivl efter dagens World Cup konkurrence, kvalifikationen her i Odense bliver formodentlig det stævne med den hårdeste konkurrence

Nathalie Horse Care Cup i Ishøj

20-07-2019 19:57, af Camilla Tiefensee Schrøder

Ishøj Sportsrideklub er denne weekend vært for et landsstævne i military med Nathalie Horse Care Cup for heste og ponyer. Se her, hvem der blev dagens vindere ved stævnet

First Horse Pony DM 2012 er skudt i gang

09-08-2012 16:32, af Signe Wiese
Pony|
I dag gik starten til fire travle dage på Villhelmsborg, hvor der er i over den kommende weekend afvikles DM i både springning og dressur for ponyer, samt landsstævne i springning for heste og c-stævne dressurklasser

Flot placering til Clara Hallundbæk

21-06-2019 23:04, af Annika Knudsen Lorentsen

I dag er det blevet til en god placering for Clara Hallundbæk ved CSI3* stævne i Belgien, hvor også Anne-Charlotte Bøgh-Sørensen blev placeret

Danskere til internationale stævner - uge 25

23-06-2021 06:24, af Annika Knudsen Lorentsen

I denne uge er der danskere afsted til internationale stævner i både dressur, military og springning, og det er de flere steder i Europa

Nyhedsvagt

Har du en nyhed eller en god historie?

Trine Askjær-Jørgensen

Trine Askjær-Jørgensen
20 24 29 28
taj@ridehesten.com

Skriv til os

Mest læste

Landmand søger... skikkelig skovturshest

18-10-2021 12:14, af Thomas Bach Jensen

Allan Jensen fra tv-serien "Landmand søger kærlighed", der netop er aktuel på TV2 i denne tid, har også søgt efter en god og rolig skovturshest, og nu har han fundet kærligheden på Vilhelmsborg

Cathrine og Cassidy tilbage som vindere i Herning (video)

22-10-2021 21:52, af Annika Knudsen Lorentsen

De dygtige dressurheste dansede her til aften i Jyske Bank Boxen ved World Cup Herning, hvor de blev flot fremvist af deres ryttere. Sejren blev dansk, da Cathrine Dufour leverede en fremragende præstation, som blev belønnet med mere end 77 procent – en præstation som Cathrine også selv var særdeles glad for og hun udtrykte stor taknemmelighed overfor sin mangeårige partner Atterupgaards Cassidy

DV-hoppen Fiontini er solgt igen – denne gang til USA

21-10-2021 09:33, af Thomas Bach Jensen

Ved et besøg hos Patrik har den internationalt succesfulde Grand Prix-rytter Anna Buffini forelsket sig i den yderst talentfulde hoppe, og Fiontini – der var ejet i fællesskab af Stutteri EVO og Helgstrand Dressage – kan nu se en fremtid i møde i USA

Tak for dig, Bjarne – og for de første 50 år (video)

17-10-2021 17:43, af Thomas Bach Jensen

Helt uden Bjarne Nielsens viden var en hyldest for hans 50 års virke som træner sat i værk under dressurfinalerne ved Pavo og Dansk Ride Forbunds Championat for Ungheste på Blue, og det kom helt bag på den meget afholdte træner og højt respekterede dommer

Fra chancehest til international sejr i Boxen (video)

23-10-2021 12:27, af Kristine Ulsø Olsen

Det var en kæmpe oplevelse for Benedikte Brebøl Windfeld, da hun i går vandt sin første internationale start ved Almased Dressage Amateurs i Herning. Det har dog ikke altid stået skrevet i kortene at hun og Lorenzo skulle nå hertil, da hendes forældre for ni år siden købte den store vallak som chancehest for 30.000

17-årig tysker fløj over 2 meter (video)

23-10-2021 16:33, af Annika Knudsen Lorentsen

Ved World Cup Herning 2021 er der netop afviklet Six Bar-springning og her blev det tyske Johanna Beckmann, der tog sejren, som den eneste fejlfrie over hele 2 meter

Søren stiler efter VM med Todt Un Prince Ask (video)

21-10-2021 14:23, af Annika Knudsen Lorentsen

Todt Un Prince Ask er tilbage på startlisten efter en skadesperiode, hvor han i denne uge går nogle mindre klasser ved World Cup Herning. Hingstens faste rytter Søren Møller Rohde, chefberider på Stutteri Ask, håber på, at de bliver klar til VM her i Herning næste sommer

Welldone Dallas går på pension

18-10-2021 09:43, af Christine Krogh Frausing

Welldone Dallas går på pension, og skal fra nu nyde sit otium på Grønagergaard. Katrine fortæller om de største øjeblikke i deres karriere, og om hvad der nu skal ske

Anna Weilsby bider skeer med eliten i Herning (video)

21-10-2021 21:41, af Annika Knudsen Lorentsen

20-årige Anna Weilsby har i den grad haft succes her til aften ved World Cup Herning, hvor hun blev bedste dansker i Grand Prix-kvalifikationen, kun overgået af to udenlandske topryttere. Den unge dansker vandt desuden den 140 cm høje U25 Cup-klasse, hvor hun ligeledes leverede en toppræstation

Sezá solgt efter blot fire dage på Ridehesten.com

22-10-2021 06:23, af Thomas Bach Jensen

En nykåret, drægtig DH-hoppe af populær afstamning blev solgt ubeset efter blot fire dages annoncering på Ridehesten.com