Stævneafvikling - det kræver overblik at få puslespillet til at gå op

11-06-2018 09:18

Helle Kristensen

Det er blot en måned siden Kallehavegaard afviklede et internationalt stævne i military. Et stævne klubben høstede stor ros for. 
I denne weekend var de "på den igen". Klubben afviklede C-stævne for heste og ponyer i spring. 
Men hvad er det der gør, at klubben ved Randers kommer i mål med at afvikle det ene store arrangement efter det andet - kun med hjælp fra frivillige hænder. 
Det prøver Ditte Bach Sørensen i denne artikel at give et svar på

Copyright Ridehesten.com
Nyheden fortsætter efter annoncen

Vi har hørt det igen og igen. Ridesporten har ændret sig. Klubberne mister medlemmer og det bliver sværere og sværere at få den stramme rideskoleøkonomi til at hænge sammen. 

Og det er ikke kun klubbernes økonomi der halter. I forbindelse med stævneafvikling er der efterhånden en del opgaver, som kræver særlige kompetencer fra de frivillige. Eksempelvis planlægning og koordinering af stævnet, frivillige med IT kompetencer, stort kørekort, håndværkerbaggrund, erfaring fra servicefag og meget andet. 

På Kallehavegaard ved Randers formår man dog stadig at afvikle stævner med stor succes. Og afviklingen af disse stævner er udelukkende baseret på frivillige hjælpere. 

For nyligt afviklede klubben det første internationale militarystævne på jysk grund i mere end 10 år. Et stævne de har høstet kæmpe ros for, både fra de startende men også fra alle der besøgte stævnet.

Selvom Kallehavegaard har mere erfaring end de fleste klubber, når det handler om at afvikle stævner, så er det også for dem en udfordring at få det store puslespil til at gå op i en højere enhed. For at finde frivillig hjælp til de mangeartede opgaver, er reelt en større udfordring, end det er at finde den rette medarbejder til en betalt stilling i erhvervslivet. 

For hvordan stiller du krav om kompetencer og engagement, når du ikke betaler for den?

"Helt grundlæggende er det jo den evige udfordring. Ikke bare for os, men for alle klubber" forklarer Ditte Bach Sørensen. Hun er en del af stævneudvalget på Kallehavegaard, og har de sidste måneder knoklet løs, for at de mange stævner, klubben afvikler hen over sommeren, skal blive en succes. 

Det er en udfordring for mange klubber at lykkedes med at skaffe frivillige til banepersonale, hjælp til cafeteria og grill, skrivere, hjælpere til sekretariatet, for ikke at nævne de mennesker der er ansvarlige for oprydning og rengøring af toiletter. 

Men der hvor rigtigt mange klubber kommer til kort, er ved selve planlægningen af stævnet. 

"Vi ser flere og flere steder at klubberne og arrangørerne hyrer hjælp ind udefra. Blot for at være istand til at indfri rytternes forventninger. Og det er en bekymrende udvikling. Personligt syntes jeg det er enormt positivt, at der er kommet mere fokus på, at rytterne skal føle sig velkomne, og vi skal yde en service. Den udvikling har været tiltrængt, men det er samtidigt vigtigt at rytterne husker, at mange timers arbejde ligger til grund for, at de kan komme med deres hest og ride en klasse." 

Copyright Ridehesten.com

Og det er ikke nok, at få ildsjæle I klubben kan løfte opgaven med planlægningen af arrangementet understreger Ditte. 

“For mig er det vigtigt at, der er en god klub ånd og at arbejdet og ansvaret ligges ud på mange i klubben. Det duer ikke, at kun få i klubben har viden om de administrative opgaver, da det gør klubben og arbejdet med at arrangere stævner sårbar. 
Det kan være nødvendigt at hyre nogle ind udefra, men jeg tror det give mest mening, hvis det sker med henblik på at lære nye op.

Mit håb er at mange klubber holder fast i, at afvikling af stævner sker med hjælp fra egne medlemmer. Vi må ikke give op! Klubberne har brug for at flest mulige penge går i klubkassen, og jeg er klar over at stævneplanlægning er en stor udfordring for mange. Men det er en udfordring der godt kan løses understreger Ditte. 

Stævneafvikling er en livsstil
"Hvis vi skal begynde at gøre det op i timer, så kan det jo slet ikke hænge sammen. Mange faktorer skal gå op i en højere enhed når man har med stævner at gøre, der skal planlægges, kordineres, kommunikeres og der ligger mange hundrede timers arbejde forud for et stævne. Timer som det aldrig vil blive muligt at betale for. 

Nyheden fortsætter efter annoncen

Ditte tilføjer "Sidste år besvarede vi alene FØR Danmarks Cuppen ca. 1100 mails."

De 1100 mails er blot ét eksempel ud af mange opgaver, som man sjældent tænker over skal løses når klubben afholder stævner.  Men det er disse opgaver, der langt hen ad vejen er alfa og omega for at et stævne overhovedet kan afvikles. 

"Jeg læste en artikel for noget tid siden der forklarede at hestepiger blev gode ledere. Det tror jeg er helt rigtigt. Og jeg tror, vi i langt højere grad skal blive bedre til, at reklamere for den kompetenceudvikling der opnåes ved eksempelvis at tage ansvar for at afvikle et stævne, stå for koordinering og vagtplaner ift. bespisning, eller varetage en administrativ opgave i forbindelse med et stævne. 

Hvis vi formår dette, og formår at spotte talenter i klubben der formår at tage del I planlægning af stævner, og tilbyde dem et “spejl” i form af en mere rutineret koordinator, så tror jeg også vi får skabt et bedre grundlag for det frivillige engagement. 

Personlig udvikling følger med et større ansvar
Gennem de sidste mange år har jeg haft en fantastisk rollemodel og “spejl” i Ane.  Ane formåede hele tiden at udvikle ikke bare sig selv, men også vi andre, således at hele vores hold og vores arbejdsgang omkring arrangementer og stævneafvikling, konstant er blevet styrket. Det er den tilgang vi arbejdere videre efter. 

(Ane Lundemose var en kendt ildsjæl i store dele af ridesporten og udviste stort engagement. Ikke bare på hendes elskede Kallehavegaard, men også under Dansk Varmblods Hingstekåringer, til Baltic Cup og arrangementer på Vilhelmsborg. Hun døde i 2016 efter længere tids sygdom.) 

Copyright Ridehesten.com

Man kan nok godt sammenligne planlægningen af stævner med en rytters ønske om hele tiden at udvikle sig med hesten, og prøve kræfter med nye udfordringer.   
Bjarne Nielsen udtalte på et tidspunkt at ridning bør handle om personlig udvikling. Han har ret. Når du rider handler det om at blive bedre som rytter. Men jeg tror også, at vi skal blive bedre til at italesætte at opgaven med planlægning af stævner og aktiviteter kan være et led i en personlig og jobrelateret udvikling. I samme grad som praktikophold og studiejobs." 

-For mig, og for mange andre af de “frivillige kollegaer”, er stævneplanlægningen og afviklingen nok gået hen og blevet en livsstil. Ligesom ridning for mange er en livsstil. Det tror jeg er årsagen til, at vi på Kallehavegaard bliver ved, og stadig kan følge med udviklingen og afholde de større stævner. 

Vi afsluttede det internationale Military stævne d. 20. maj og dagen efter, ja der sad vi og fandt officials med mere til de tre kommende stævner.”
- Helt raske er vi vist ikke siger Ditte og griner.

Ditte Bach Sørensen har en diplom i ledelse såvel som en masteruddannelse i ledelse.

Ditte har været medlem af diverse sportsudvalg on/off siden hun var 16 år. 

Til daglig er Ditte leder i omsorgsområdet under Randers kommune. Her har hun ansvaret for ca. 750 medarbejdere. 

Artiklen blev første gang udgivet på everhorse.dk.

Kristine Ulsø Olsen

Har du en nyhed eller god historie?

Kontakt Kristine Ulsø Olsen